10 prostych sposobów na zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem to sposób, w jaki organizujemy i rozdzielmy nasz czas między poszczególnymi czynnościami. Efektywne zarządzanie czasem ma na celu maksymalizację naszej wydajności i osiągnięcie zaplanowanych celów. Każdy dzień wiąże się z kolejnymi wyzwaniami: praca, zakupy, dom i inne obowiązki. Większość z nas od rana żyje w ciągłym biegu. Z pewnością znasz osoby, które nie zawalają terminów, mają wszystko ogarnięte na czas, a być może mają więcej obowiązków. Pewnie zastanawiasz się: "Jak oni to robią?". Sekret tkwi w efektywnym zarządzaniu czasem. Osoby osiągające wysokie wyniki, nauczyły się dobrze organizować swój czas. Poniżej znajdziesz 10 wskazówek, które pomogą Ci efektywnie zarządzać czasem.

Kurs Efektywność osobista - zarządzanie zadaniami i sobą w czasie

5.0

(12 opinii)

Zacznij efektywnie wykorzystywać swój czas! Dowiedz się jak radzić sobie z planowaniem i wykonywaniem zadań. Naucz się radzić sobie ze stresem oraz wyznaczać cele biznesowe i prywatne. Dowiedz się więcej

Przeanalizuj to, jak obecnie spędzasz czas

Podzielę się tu wiedzą z jednego szkolenia. Starałam się o pracę na zasadzie prowizji. Mój przyszły przełożony zapytał, ile czasu dziennie mogę poświęcić na pracę. Miałam małe dziecko, więc powiedziałam, że raczej niewiele. Zapytał, jak spędzam czas, co mi go zajmuje? Odpowiedziałam, że opieka nad dzieckiem, zakupy, dom, telewizja i jakoś leci. Polecił mi wówczas zapisać wszystkie czynności, jakie wykonuję w ciągu dnia (łącznie ze spaniem) oraz określić ich czas trwania. Po wypisaniu listy miałam zsumować czas. Wiesz, co się okazało? Suma wynosiła około 18 godzin! 6 godzin w ciągu doby spędzałam tak naprawdę na niczym! Byłam w szoku, bo brakowało mi czasu na poczytanie książki czy dobry sen. Dlatego aby skutecznie zacząć zarządzać czasem, musisz zdać sobie sprawę, na co go poświęcasz i ile go tak naprawdę marnujesz. Wykonaj podobne zadanie, które opisałam. Możesz się nieźle zdziwić.

Plan dnia

Dobry plan to połowa sukcesu, dlatego nawet nie próbuj zaczynać dnia bez planu! Zanim wyjdziesz z pracy, stwórz listę zadań na następny dzień, aby się nimi zająć od razu kolejnego dnia. Wieczorem zrób listę rzeczy, które zrobisz nazajutrz (ewentualnie do porannej kawy). Nic nie działa na nas bardziej motywująco, niż odhaczanie kolejnych sukcesów.

Zarządzanie czasem – priorytety

Na początku listy ustal priorytety, czyli najważniejsze zadania do wykonania. Nie odkładaj ważnych rzeczy na później, bo życie jest nieprzewidywalne i zawsze może coś wypaść. Dlatego od razu chwyć byka za rogi i działaj! Zadania można podzielić według schematu:

Priorytety – zadania do wykonania od razu,
Pilne – do zrobienia tuż po priorytetowych,
Ważne – tu zapisz wszystkie zadania ważne, które chcesz zrobić, ale jak nie zrobisz ich dziś, nic się nie stanie,
Pozostałe – tu zapisuj zadania, które chcesz zrobić, jak wystarczy Ci czasu, ale mogą być i zrobione za miesiąc.

Grupuj podobne zadania

Wykonuj zadania jednego typu razem. Zaoszczędzisz wtedy czas i energię, które będziesz mógł poświęcić na inne zadania. Może to być odpisywanie na maile, robienie zakupów, przygotowywanie posiłków.

Skup się na jednym zadaniu

Często wielu z nas popełnia ten sam błąd. Mając wiele spraw do zrobienia, chcesz robić kilka zadań jednocześnie. Wydaje Ci się, że przyspieszysz pracę. Nic bardziej mylnego! Nie skupiasz się bowiem odpowiednio na danej rzeczy i musisz często robić ją od początku. Dlatego skup się na jednej rzeczy. Po jej wykonaniu, przejdź do następnej.

Przypisz termin zakończenia zadania

Dobrym pomysłem jest określenie czasu zakończenia zadania, zwłaszcza w pilnych sprawach. Świetnym rozwiązaniem jest technika Pomodoro. Pracujesz na interwałach 25-minutowych, po których następuje 5 minut przerwy. Każde zadanie podziel na ilość takich jednostek, np. odpisywanie na e-maile – 2 pomodoro itp.

Zarządzanie czasem – asertywność

Nie bierz wszystkiego na siebie, naucz się odmawiać. Jeśli masz dobry plan dnia, wiesz, ile możesz zrobić. Jeśli wiesz, że nie dasz rady, bo braknie Ci czasu – odmów! Nie możesz odmówić? Postaraj się znaleźć kogoś, kto przejmie część Twoich obowiązków.

Unikaj rozpraszaczy

Media społecznościowe, przeglądanie zdjęć, czytanie wiadomości… Kto z nas nie robi tego w pracy? Jeśli masz coś pilnego do wykonania, ogranicz wszelkie dodatkowe rzeczy. Zrobisz je później. Wyłącz w telefonie dźwięk, a najlepiej połóż komórkę z daleka od siebie. Ustaw w kontaktach osoby priorytetowe i tylko od nich odbieraj połączenia. Inni mogą poczekać.

Kurs Efektywne planowanie dnia - jak pokonać prokrastynację

Zobacz kurs

Kurs Notion - zwiększ produktywność w domu i pracy

Zobacz kurs

Kurs Budowanie nawyków - skuteczne techniki

Zobacz kurs

Zauważ, kiedy jesteś najbardziej produktywny

Każdy z nas jest inny. Jedni pracują lepiej po kawie, inni w nocy, inni bladym świtem. Jeśli masz taką możliwość, najcięższe zadania wykonuj w czasie, w którym jesteś najbardziej produktywny i pełen energii. Poradzisz sobie z tym znacznie szybciej.

Odpoczywaj

Nawet 10-minutowa przerwa po kilku godzinach pracy zdziała cuda. Odpoczywając, zmień miejsce, odetnij się całkowicie od obowiązków. Wyjdź na świeże powietrze, zrób sobie herbatę, poćwicz. Zarządzanie czasem to niezwykła umiejętność. Dzięki niej pozbędziesz się niepotrzebnego stresu, a nawet znajdziesz czas na przyjemności. Warto wyćwiczyć w sobie tę zdolność. To Ty jesteś panem swojego czasu, a nie odwrotnie. Jest to bardzo przydatne, jeśli pracujesz zdalnie.