Jak efektywnie organizować i prowadzić spotkania

Umiejętność efektywnego prowadzenia spotkań jest kluczowa u menedżerów, liderów zespołów, czy osób zarządzających projektami. Spotkania to niezwykle skuteczne narzędzie w komunikacji z zespołem i klientem. Dzięki nim znacznie łatwiej podejmować ważne decyzje biznesowe i rozwiązywać problemy. Ich prowadzenie wymaga jednak pewnych umiejętności i dobrego przygotowania, tak by nie okazywały się one zwyczajnie bezproduktywnym marnowaniem czasu. Jak dobrze zaplanować i przeprowadzić spotkanie? Co zrobić, aby skutecznie realizować cele meetingu? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu!

Kurs Jak efektywnie organizować i prowadzić spotkania

Naucz się skutecznego planowania i prowadzenia spotkań. Dowiedz się jak przygotować agendę, angażować uczestników i efektywnie zarządzać czasem podczas dyskusji. Dowiedz się więcej

Spotkanie, które mogło być mailem

Dobry lider wie nie tylko jak przeprowadzić skuteczne spotkanie, ale również kiedy należy z niego zrezygnować. Jeżeli taki sam rezultat można osiągnąć w inny sposób np. przez wiadomość e-mail, czy krótką wideo-rozmowę, lepiej będzie zrezygnować z meetingu.

Zbyt częsta organizacja spotkań to łatwa droga do marnowania czasu i pieniędzy. Do tego może powodować frustrację pracowników, czy klientów, którzy będą niepotrzebnie odrywani od swoich obowiązków.

Cel i plan spotkania

Podjąłeś już decyzję o konieczności zorganizowania spotkania? W takim razie określ jego cel i przygotuj dokładny plan. Jak zrobić to dobrze?

• Jasno zdefiniuj cel spotkania i efekt, który ma być osiągnięty. W ten sposób będziesz mógł łatwo ocenić powodzenie spotkania, a poza tym skupisz uwagę uczestników i dasz im jasną informację o tym, co chcecie wypracować.


• Przygotuj listę uczestników - zdecyduj bez kogo spotkanie nie może się odbyć i zaproś tylko te osoby, które naprawdę muszą wziąć w nim udział. Spotkania w mniejszych grupach są zdecydowanie bardziej produktywne. Poza tym pozostałe osoby mogą w tym czasie skupić się na realizacji swoich codziennych zadań.


• Przygotuj agendę, czyli precyzyjny plan działania. W agendzie powinieneś zapisać wszystkie tematy i kwestie, które poruszysz podczas spotkania. Uwzględnij w niej kolejność omawiania poszczególnych spraw i ramy czasowe, które poświęcisz na całe spotkanie i każde zagadnienie. Pamiętaj, by najważniejsze tematy omówić na początku, na wypadek gdyby spotkanie musiało skończyć się wcześniej. Dobrą opcją może być przesłanie agendy uczestnikom jeszcze przed spotkaniem - dzięki temu będą mogli lepiej przygotować się do meetingu.


• Wybierz odpowiedni termin i miejsce - zadbaj o odpowiednie pomieszczenie, w którym uczestnicy będa czuli się komfortowo. Wybierz dogodny czas i upewnij się, że masz do dyspozycji wszystko, czego potrzebujesz np. komputer i projektor. Jeżeli organizujesz spotkanie online zadbaj o odpowiednie oprogramowanie, jakość dźwięku i obrazu oraz połączenie internetowe.

Rozpoczęcie, przebieg i zamknięcie spotkania

Zadbaj o rozpoczęcie spotkania, które skupi uwagę uczestników i pozwoli Ci zrobić dobre pierwsze wrażenie. Postaraj się cały czas utrzymywać zaangażowanie uczestników i zachęcić ich do aktywności. Pamiętaj o kontrolowaniu ram czasowych spotkania i dopilnuj, by rozmowa nie odbiegała od tematu.

Pamiętaj, aby uwzględnić krótkie podsumowanie spotkania. Wypunktuj najważniejsze ustalenia i podjęte decyzje. Bardzo dobrą opcją będzie przygotowanie follow-up’u spotkania. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że jego ustalenia zostaną wzięte pod uwagę i będą wdrażane w życie.

Prowadzenie skutecznych spotkań to niełatwa sztuka, ale jej opanowanie z pewnością przyniesie wymierne korzyści nie tylko w biznesie, ale również w życiu prywatnym. Chcesz nauczyć się skutecznie prowadzić meetingi? Mamy coś dla Ciebie - Kurs Jak efektywnie organizować i prowadzić spotkania.

Co da Ci Kurs Jak efektywnie organizować i prowadzić spotkania?

• nauczysz się organizować skuteczne spotkania zarówno bezpośrednie, jak i w formie online
• dowiesz się jak utrzymywać uwagę uczestników i angażować ich do dyskusji
• nauczysz się panować nad dyskusją i reagować na trudne sytuacje
• dowiesz się jak przygotować agendę i follow-up oraz sformułować podsumowanie i wnioski ze spotkania

Szkolenie prowadzi Agata Bijak, psycholog biznesu, która swoją pierwszą firmę założyła jeszcze przed 20 rokiem życia i z powodzeniem prowadzi ją do dziś. Pasją autorki kursu jest zgłębianie psychologii człowieka w procesach biznesowych

Kurs Jak efektywnie organizować i prowadzić spotkania

Naucz się skutecznego planowania i prowadzenia spotkań. Dowiedz się jak przygotować agendę, angażować uczestników i efektywnie zarządzać czasem podczas dyskusji. Dowiedz się więcej