Jak przygotować profesjonalną stopkę w mailu - 5 darmowych narzędzi

We współczesnym świecie coraz częściej profesjonalna korespondencja przenosi się do Internetu. Coraz więcej spraw załatwiamy w sieci i warto zadbać o to, aby nasz wirtualny wizerunek był w pełni profesjonalny i zgodny z utartymi normami. Jedną z kluczowych spraw jest przedstawienie swojej osoby w taki sposób, aby każdy kontrahent czy potencjalny klient wiedział, z kim ma do czynienia. Stopka mailowa służy właśnie temu, aby było dokładnie wiadomo, kto jest nadawcą wiadomości mailowej, jaką firmę reprezentuje i jak można się z nim skontaktować.

Kurs Outlook - efektywna praca

4.9

(89 opinii)

Dowiedz się jak za pomocą Outlook oszczędzać czas i sprawniej pracować Dowiedz się więcej

Dlaczego stopka mailowa jest tak istotna?

Kontakt za pomocą wiadomości email, choć stwarza ogromne możliwości, ma jednocześnie swoje ograniczenia. Nie widzimy osoby, która znajduje się po drugiej stronie. Nie słyszymy jej głosu, a jedynym punktem zaczepienia są słowa wiadomości. Kontekst ten wymaga więc od nas zadbania o wszystkie szczegóły w taki sposób, aby odbiorca mógł stworzyć jakiś obraz naszej osoby. Powinien także wiedzieć, z kim się kontaktuje.

Kardynalnym błędem popełnianym przez przedstawicieli firm oraz instytucji jest to, że stopka zawiera bardzo skąpe i niewystarczające informacje. W niektórych, ekstremalnych przypadkach, nie ma jej wcale. Brak ten już na wstępie tworzy kiepskie pierwsze wrażenie. Może nawet sugerować, że prowadzimy korespondencję z automatem, a nie z żywym człowiekiem. Taki wizerunek firmy nie prezentuje się najlepiej z wielu względów.

Warto także uświadomić sobie, że korespondencja mailowa, choć wirtualna, rządzi się podobnymi prawami, jak tradycyjne listy. Oznacza to, że forma oraz składniki takiej wiadomości będą bardzo zbliżone do wersji papierowej. Jak powinna więc wyglądać profesjonalna stopka mailowa?

Jakie informacje powinna zawierać profesjonalna stopka mailowa?

W kontakcie internetowym nie mamy żadnej możliwości zobaczyć ani poznać osoby, z którą korespondujemy. Musimy więc tak zbudować swoją wypowiedź, aby odbiorca naszej wiadomości mógł stworzyć sobie najlepsze możliwe wrażenie o nas.

Każda stopka powinna zawierać szereg informacji, przede wszystkim o charakterze identyfikacyjnym, aby można było bez przeszkód dowiedzieć się, kto wysłał maila. Najważniejsze jest to, aby znalazło się tam imię i nazwisko nadawcy. Nie wystarczy nazwa firmy, ponieważ to nie „firma pisze” do nas, a konkretna osoba. W następnej kolejności w stopce należy umieścić dane firmy lub instytucji, którą reprezentujemy, a także informacje kontaktowe, numer telefonu, adres, czy nasze social media.

Stopka jest rodzajem wizytówki. Musi być więc odpowiednio skomponowana, aby budować nasz profesjonalny wizerunek. Co więcej, do jej stworzenia nie potrzeba żadnej skomplikowanej i specjalistycznej wiedzy. Obecnie w Internecie możemy znaleźć funkcjonalne i darmowe narzędzia, za pomocą których wykreujemy idealną stopkę mailową.

Narzędzia do stworzenia stopki mailowej

W dużych firmach i przedsiębiorstwach kwestiami związanymi z działalnością w sieci zajmują się informatycy. W mniejszych podmiotach nie zawsze jednak mamy możliwość zatrudnienia takiej osoby. Dlatego zadaniem takim jak stworzenie stopki mailowej musimy zająć się sami. Na szczęście w Internecie znajdziemy kilka darmowych, przydatnych narzędzi do wykonania profesjonalnej stopki.

Kurs Praca zdalna - techniki i narzędzia

Zobacz kurs

Kurs Narzędzia Google w domu i firmie

Zobacz kurs

Tworzenie responsywnych wiadomości e-mail

Zobacz kurs

1. Mail-signatures.com
To jedno z bardziej przystępnych i bardziej profesjonalnych narzędzi do tworzenia stopek mailowych. Na tej stronie nie tylko można wykreować swoją internetową wizytówkę, ale również spersonalizować ją, dopasowując do własnych potrzeb. Wystarczy wybrać jedną z platform, dla której chcemy przygotować stopkę, a następnie dodać potrzebne informacje, a nawet wybraną grafikę czy zdjęcie.

2. Mysignature.io
Narzędzie to udostępnia gotowe szablony stopek, które możemy uzupełnić potrzebnymi informacjami. Pozwala ono dodać wiele przydatnych informacji takich jak dane kontaktowe, adresowe, a nawet nasze konta w social mediach. Ograniczona liczba dostępnych szablonów sprawia, że łatwiej nam dokonać wyboru.

3. Signature-maker.net
Za pomocą tej strony możemy wykonać samodzielnie podpis internetowy wraz z danymi, które chcemy umieścić w stopce. Narzędzie to pozwala wygenerować plik png, który można później wykorzystać na dowolnej platformie.

4. Hubspot.com
Z pomocą tego narzędzia wykreujemy swoją wymarzoną wizytówkę internetową, w oparciu o dostępne szablony. Możemy na niej umieścić swoje dane, informacje dotyczące social mediów, a nawet logotyp czy nasze zdjęcie. Dodatkowym udogodnieniem jest funkcjonalność „call to action”, która, po kliknięciu nazwy, przenosi odbiorcę naszych maili bezpośrednio do strony internetowej naszej działalności.

5. Stopka Gmail
Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z funkcjonalności Gmaila. Każdy użytkownik w kilku prostych krokach może stworzyć swoją stopkę mailową wraz z informacjami, które chcemy tam umieścić. Jeśli nie mamy środków, aby zatrudnić profesjonalnego informatyka, warto skorzystać z jednego z prostych i wygodnych w użyciu narzędzi.