Jak zarządzać czasem w pracy zdalnej

Praca zdalna niezmiennie kusi długą listą zalet. Brak konieczności dojazdów, duża elastyczność w grafiku, przyjazna, bezpieczna przestrzeń. Home office skrywa jednak kilka niespodzianek, o których nie każdy pracownik wie. Jedną z nich jest organizacja czasu tak aby nie tylko wykonywać powierzone zadania, ale też zachować work-life balance i nie wypalić się zbyt szybko. Jak sobie z tym radzić? Jak zarządzać czasem przy pracy zdalnej, aby czerpać z niej jak najwięcej satysfakcji? Przyjrzyjmy się bliżej temu zagadnieniu.

Kurs Praca zdalna - techniki i narzędzia

4.9

(43 opinii)

Poznaj sprawdzone techniki i narzędzia, które umożliwią Ci sprawną pracę zdalną. Ten kurs to idealny przewodnik dla każdego, kto chce zmienić swój sposób pracy lub musi pracować z domu. Dowiedz się więcej

Ustalanie codziennej rutyny

Dla wielu osób praca z domu może być wyzwaniem, które prowadzi do rozluźnienia dotychczasowych zwyczajów. Można temu zapobiec, ustalając rutynę dnia podobną do tej, którą mieliśmy w biurze. Wstając rano o ustalonej porze i przygotowując się do pracy, jakbyśmy mieli wyjść z domu, łatwiej jest wejść w odpowiedni stan mentalny i uniknąć marnotrawienia czasu. Nie daj się skusić siadaniu przy biurku w piżamie lub dresie, ponieważ utrata koncentracji i prokrastynacja są w takim przypadku gwarantowane.

Nie zapominaj również o przerwach, które są zdrowe tak dla ciała, jak i umysłu. Pracując z domu, łatwo się wciągnąć w wir zadań i zapomnieć o regularnym wstawaniu od biurka lub odświeżaniu umysłu. Długotrwała praca bez przerwy to jednak pewna droga do wypalenia i zmniejszenia produktywności. Planuj więc krótkie przerwy, aby zjeść posiłek, odprężyć się lub po prostu oderwać myśli od pracy na kilka minut.

Zarządzanie kalendarzem

Organizacja czasu pracy wymaga sporej dawki dyscypliny i dobrego planu. A nic tak nie pomaga w tej kwestii, jak skrupulatnie prowadzony kalendarz. Skrupulatnie, czyli z uwzględnieniem wszystkich zadań, spotkań, deadlinów, itp. Pożytecznym nawykiem będzie otwierania kalendarza od razu na początku dnia pracy i analiza planu na ten oraz kolejne dni.

Doskonale tu się sprawdza prosty, bezpłatny kalendarz od Google. Nie tylko zapiszesz w nim sobie zadanie, ale też możesz je przypisać kilku osobom, ustawić przypomnienia, oznaczyć kolorem i wiele więcej. Ustalając spotkanie, możesz od razu wygenerować dla niego link w Google meet, a wszyscy uczestnicy automatycznie otrzymają go wraz z powiadomieniem o spotkaniu. Wygodna też jest możliwość korzystania z tego kalendarza na dowolnym urządzeniu - wystarczy się zalogować na swoje konto.

Wykorzystywanie krótkich przerw

W pracy zdalnej często zdarzają się krótkie bloki czasowe między spotkaniami czy zadaniami. W teorii to taki moment, gdy “nie ma co robić”. Zamiast marnować ten czas na przeglądanie mediów społecznościowych lub inne nieproduktywne czynności, warto wykorzystać go na krótkie, ale ważne zadania. Można na przykład sprawdzić i odpisać na e-maile, zaktualizować listę zadań czy krótko zrelaksować umysł.

Wykorzystanie tych kilku chwil na coś pożytecznego bez wątpienia przełoży się na wyższą produktywność i utrzymanie się w ryzach. Bez ryzyka utraty koncentracji i zapału do dalszego działania.

Sztywne godziny pracy

Ustalenie konkretnych godzin pracy jest niezbędne, aby nie wpaść w pułapkę ciągłej dostępności. Problem ten jest dosyć powszechny dla osób, które pracują w trybie home office - zwłaszcza, gdy część narzędzi przenoszą na swoje prywatne urządzenia mobilne. Jasno zdefiniowane godziny pracy pomagają w zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. To także sygnał dla współpracowników, kiedy jesteśmy dostępni do kontaktów służbowych i kiedy kończymy dzień.

Dlaczego to ważne? Ponieważ łatwo doprowadzić do zbyt dużych dysproporcji pomiędzy czasem na pracę, a czasem na relaks i życie rodzinne. Na początku może się wydawać, że w ten sposób wykonasz więcej zadań, będziesz bardziej produktywny i cenny dla swojego pracodawcy. Niestety, to nie tak działa. Bardziej prawdopodobne jest, że szybko się wypalisz, a praca zacznie Cię irytować i męczyć.

Kurs Microsoft Teams - efektywna praca zdalna

Zobacz kurs

Kurs Efektywność osobista - zarządzanie zadaniami i sobą w czasie

Zobacz kurs

Umiejętności miękkie w pracy zdalnej - budowanie relacji i organizacja pracy

Zobacz kurs

Organizacja przestrzeni

O tym, jak ważne jest wydzielenie przestrzeni roboczej, mówiono dużo przy okazji nauki zdalnej. Dokładnie tak samo należy postrzegać potrzeby pracownika na home office. Ustal w swoim mieszkaniu miejsce przeznaczone do pracy. Choć jedną z potencjalnych zalet takiego trybu jest praca w ulubionym fotelu lub na wygodnej kanapie - nie zaleca się takich rozwiązań. Korzystniej dla Ciebie i Twojej koncentracji będzie wybrać biurko lub stół i odpowiednio je zorganizować.

Przygotuj sobie wszystkie niezbędne narzędzia, jak w pracy biurowej. Miej pod ręką ładowarkę, telefon, notatnik i inne, jeśli Twoje zadania ich wymagają.

Komunikacja z domownikami

Trudniej przychodzi dobra organizacja, gdy poza Tobą w domu przebywają również inni domownicy. Choć praca zdalna to już nie nowość na rynku pracy, wielu osobom nadal kojarzy się z mniejszymi wymaganiami wobec pracownika i przyzwoleniem na zbyt dużo luzu. Poinformuj więc swoich bliskich, kiedy nie jesteś dla nich dostępny, kiedy potrzebujesz spokoju i musisz się skoncentrować na wykonywanych zadaniach. Poproś o uszanowanie Twojego harmonogramu i nie zaburzanie go.

Podsumowanie

Bez wątpienia, praca zdalna to nie jest rozwiązanie idealne dla każdego. Jest wygodna i potrafi dać ogrom satysfakcji, ale pod pewnymi warunkami. Najważniejsze wśród nich to dobra organizacja i zarządzanie czasem z głową.