Jak skutecznie zarządzać zdalnym zespołem?

Pandemia przyczyniła się do wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu wielu firm. Mowa tu oczywiście o pracy zdalnej. Nie ulega wątpliwości, że taki system wymaga od wszystkich członków zespołu dostosowania się do całkowicie nowych warunków i trybu pracy. Największe wyzwanie stoi przed osobą zarządzającą zespołem, ponieważ to na niej spoczywa odpowiedzialność za wdrożenie skutecznego systemu komunikacji w firmie, a następnie koordynowanie całego procesu i wprowadzanie ewentualnych zmian.

Kurs Skuteczny menedżer - kluczowe kompetencje

4.9

(15 opinii)

Opanuj kluczowe kompetencje menedżerskie i dowiedz się jak skutecznie zarządzać zespołem i motywować pracowników. Dowiedz się więcej

Istnieją jednak sprawdzone metody na to, by zminimalizować lub całkowicie usunąć problemy związane z zarządzaniem online i finalnie czerpać wiele korzyści z pracy zdalnej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze aspekty, o które warto zadbać. Są one istotne zarówno z punktu widzenia przełożonego, jak i pracownika.

Efektywna komunikacja

Od samego początku przejścia w tryb pracy zdalnej należy pamiętać, że mimo iż każdy pracownik realizuje swoje zadania w zaciszu domowym, nie staje się przez to odrębną jednostką. Zgrany zespół, który potrafi się ze sobą skutecznie komunikować to podstawa pracy online. Przekłada się również na większą produktywność, nie ma straty czasu związanej z nieporozumieniami i niedomówieniami. Konieczne będzie stworzenie wirtualnego miejsca spotkań zespołu. Nie da się bowiem załatwić wszystkiego przez telefon.

W wielu firmach opierających swoje funkcjonowanie na pracy zdalnej podstawowy błąd stanowi brak określenia zasad komunikacji. W sieci dostępnych jest wiele narzędzi np.: Asana, Trello, Skype, Google Meet czy Slack, które doskonale spełniają te funkcję ułatwiając współpracę wszystkim członkom zespołu. Oprócz komunikacji stricte związanej z pracą, nie bez znaczenia jest również integracja i budowanie relacji w zespole. Zgrany team to lepsza wydajność i atmosfera. Można w tym celu zorganizować cykliczne video rozmowy o prywatnym charakterze albo udostępnić pracownikom miejsca na nieformalne rozmowy, np. grupa na Facebooku czy WhatsAppie.

Mniej kontroli, więcej odpowiedzialności

Utrata poczucia kontroli nad pracownikami może powodować tendencje do nadmiernego monitorowania. Nie prowadzi to jednak do niczego dobrego. Zaufanie to podstawa również w relacjach służbowych. Warto obdarzyć nim swój zespół i pozwolić mu realizować zadania w taki sposób, jaki chce. Nie oznacza to oczywiście całkowitej samowolki, która odbije się na nie wykonywaniu i zawalaniu obowiązków.

Zdrowy balans w tej sytuacji daje mierzenie efektów pracy, a nie czasu poświęconego na jej wykonanie. Rolą przełożonego jest wyznaczenie jasnych reguł (takich jak ustalenie czasu na realizację danego zadania, określenie procedur informowania o postępach i rozliczania z efektów), a następnie koordynowanie, monitorowanie i dawanie feedbacku.

Zarządzanie czasem i priorytetami

Sporym wyzwaniem w pracy zdalnej jest ułożenie grafiku i ustalenie godzin dostępności. Badania wskazują, że ponad 60% osób pracujących online przekracza swój standardowy 8-godzinny czas pracy. Wynika to z towarzyszącego chaosu, przeplatania obowiązków zawodowych z prywatnymi, rozpraszaniem ze strony innych domowników itp.

Chcąc ułatwić swojemu zespołowi odnalezienie się w nowym funkcjonowaniu konieczne jest przestrzeganie ustalonych z góry zasad dotyczących czasu pracy. To, że wszyscy pracują z domu nie oznacza, że są do dyspozycji szefa 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. Niektórzy pracownicy mogą potrzebować bardziej indywidualnych godzin pracy lub zakończenia jej o konkretnej godzinie z uwagi na inne zobowiązania. Warto to uszanować i dołożyć starań do wypracowania kompromisów.

Kurs Jak skutecznie motywować i budować zaangażowanie pracowników

Zobacz kurs

Kurs Praca zdalna - techniki i narzędzia

Zobacz kurs

Umiejętności miękkie w pracy zdalnej - budowanie relacji i organizacja pracy

Zobacz kurs

Motywacja, dodatkowa pomoc i wsparcie

Wielu osobom, zwłaszcza początkowo nie podoba się system pracy zdalnej. Utrudnienia wymienione powyżej, adaptacja do nowych warunków, w końcu często występujące poczucie izolacji. Rolą lidera zespołu jest minimalizowanie wszystkiego, co to poczucie wzmacnia np.: nierealne oczekiwania, niedotrzymywanie terminów, ciągłe zmiany harmonogramu, wywieranie presji na pracowników, pesymizm.

Pozytywna energia i odpowiednie nastawienie ze strony przełożonego to nie banał, a czynnik, który naprawdę jest w stanie nadać wiatru w żagle zespołowi. Udzielenie motywacyjnego feedbacku w sprawie dobrze wykonanej pracy na pewno jest nieco bardziej skomplikowane niż bezpośrednio w biurze, ale bywa jeszcze bardziej potrzebne i nie należy z niego rezygnować.

Rzeczywistość ostatnich czasów udowodniła, że model pracy zdalnej i zarządzanie zespołem rozproszonym jest możliwy do wdrożenia, i to w krótkim czasie. Strategiczne podejście, planowanie, zastosowanie odpowiednich narzędzi i zadbanie o skuteczną komunikację oraz dobre - oparte na zaufaniu relacje z zespołem to bazowe klocki w tej układance. Mimo że, początkowo wiele osób sceptycznie przyjmuje tryb pracy zdalnej, przy odpowiednim wdrożeniu całego systemu, szybko okazuje się, że przynosi on więcej korzyści niż przypuszczano.