Onboarding online - jak skutecznie wdrożyć pracownika

Sytuacja związana z pandemią niewątpliwie zmieniła funkcjonowanie tysięcy firm na całym świecie. Bezdyskusyjną zmianą, która w jakimś stopniu dotknęła wszystkich jest przeniesienie (częściowo lub całkowicie) swojego funkcjonowania do Internetu. Skoro bez problemu robimy online zakupy, załatwiamy bieżące sprawy i komunikujemy się nic nie stoi na przeszkodzie żeby nowego pracownika w firmie także wdrożyć w ten sposób.

Kurs Jak skutecznie rekrutować pracowników

5.0

(7 opinii)

Dowiedz się gdzie szukać najlepszych pracowników, jak sprawnie przeprowadzać proces rekrutacji i wdrażać onboarding! Dowiedz się więcej

Zacznijmy jednak od wyjaśnienia samego pojęcia „onboarding”.

Co to jest onboarding?

Definicja onboardingu powstała w latach siedemdziesiątych, kiedy nikomu nawet nie śniło się o pracy zdalnej. Wyrażenie pochodzi z języka angielskiego i w wolnym tłumaczeniu oznacza „wszyscy na pokład”. W skrócie onboarding w procesie rekrutacji to szereg działań i procesów, których celem jest adaptacja nowo zatrudnionej osoby w firmie. Polega przede wszystkim na dokładnym zapoznaniu nowego pracownika z funkcjonowaniem organizacji, procedurami i zadaniami, za które będzie odpowiedzialny na swoim stanowisku, a także na zintegrowaniu go z otoczeniem. Kluczowe jest też właściwe przekazanie wiedzy, umiejętności i zaznajomienie z narzędziami, które będą potrzebne do prawidłowego wykonywania powierzonych obowiązków.

Jak dobrze przeprowadzić onboarding pracownika?

Badania pokazują, że zaniedbania w kwestii wdrożenia nowego pracownika na stanowisko skutkują brakiem satysfakcji ze współpracy i szybką rezygnacją, co powoduje dodatkowe koszty związane z kolejną rekrutacją. Rozwiązaniem tych problemów jest właśnie odpowiednio zaplanowany i wykonany onboarding.

Jak zatem skutecznie przeprowadzić ten proces online? Poniżej kilka wskazówek:

Szczegółowy plan wdrożenia

Ważne, żeby przygotować go indywidualnie do danego stanowiska. Zupełnie inaczej będzie przebiegać adaptacja pracownika działu IT, a inaczej handlowca. Weź pod uwagę specyfikę pracy konkretnej osoby i na tej podstawie opracuj plan. Wyszczególnij z czym należy się zapoznać w pierwszej kolejności, a co ma mniejszy priorytet. Nie popełnij częstego błędu zarzucania nowej osoby wszystkimi informacjami na raz. Wyjaśnij kto, za co w firmie jest odpowiedzialny, do kogo można się zwracać z daną sprawą, przedstaw procedury, systemy i narzędzia pracy.

Budowanie relacji od samego początku

Nie ulega wątpliwości, że praca zdalna utrudnia zacieśnianie więzi w zespole. Nie oznacza to jednak, że ich znaczenie jest mniej istotne. Wprost przeciwnie – osoba dołączająca do zespołu już na etapie pracy online może napotkać więcej trudności z adaptacją, niż miałoby to miejsce w stacjonarnych warunkach, gdzie w każdej chwili można zapytać o coś siedzących obok współpracowników, uzyskać pomoc w rozwiązaniu problemów technicznych itp.

Rolą menadżera odpowiedzialnego za wdrożenie jest zainicjowanie warunków sprzyjających poznaniu nowego pracownika z resztą zespołu. Spotkanie online, na którym dojdzie do przedstawienia się i wzajemnego zapoznania, a następnie, celem budowania relacji, zaproszenie do firmowego komunikatora, prywatnej grupy na Facebooku, czy wszelkich innych aktywności, w których zespół bierze udział.

Właściwa komunikacja

Szczególnie ważna sprawa, zwłaszcza w świeżej relacji. Wdrażając na stanowisko nową osobę często komunikujemy się mailowo oraz przy pomocy komunikatorów tekstowych. Mimo licznych zalet tej formy kontaktu, łatwiej wówczas o niedomówienia i niepoprawne zrozumienie. Zadbaj o to, żeby z nowym pracownikiem przede wszystkim rozmawiać, czy to korzystając z narzędzi umożliwiających połączenia video, czy zwyczajnie przez telefon. Zdecydowanie łatwiej w ten sposób odczytać wzajemne intencje i na bieżąco rozwiać ewentualne wątpliwości.

Kurs Jak skutecznie motywować i budować zaangażowanie pracowników

Zobacz kurs

Kurs Skuteczny menedżer - kluczowe kompetencje

Zobacz kurs

Umiejętności miękkie w pracy zdalnej - budowanie relacji i organizacja pracy

Zobacz kurs

Uporządkowana ścieżka wiedzy i szkoleń

Podjęcie pracy na nowym stanowisku zawsze wiąże się z dużą ilością nowych informacji. W przypadku adaptacji i pracy zdalnej poradzenie sobie z tym wyzwaniem może się okazać jeszcze trudniejsze. Ważne jest, aby wdrażający się pracownik miał dostęp do bazy wiedzy online, gdzie zostaną zgromadzone wszelkie potrzebne materiały dotyczące procedur, komunikacji, usług i produktów, a także szkoleń z systemów, z których korzysta firma. W zależności od potrzeb na danym stanowisku można przypisać materiały do konkretnych pracowników, nadając im uprawnienia i ograniczając chaos wynikający z przyswajania niepotrzebnej wiedzy.

Zbieranie feedbacku

Jak w wielu innych sytuacjach, tak również podczas adaptacji nowego pracownika dobry feedback odgrywa kluczową rolę. Zaplanuj cykliczne rozmowy z pracownikiem, który jest w procesie wdrażania się na stanowisko. Możesz przygotować krótkie ankiety, które wskażą tematy warte poruszenia, jednak pamiętaj, że kluczowa jest bezpośrednia rozmowa.

Proces onboardingowy ma kluczowy wpływ na dalszą przyszłość nowego pracownika w firmie. Mimo że bywa czasochłonny, warto wykazać się starannością podczas planowania go i wdrażania. Pozwoli to uniknąć rezygnacji wartościowych pracowników w skutek rozczarowania różnicą między tym, co firma prezentowała podczas rekrutacji, a tym co zostali dołączając do zespołu.