Czym jest Public Relations i czemu służą działania PR?

Pytając ludzi czym jest public relations często zdarza się, że nie potrafią odpowiedzieć na tak postawione pytanie i zalega niezręczna cisza. Choć na co dzień mamy do czynienia z działaniami PR-u w wielu dziedzinach życia to nie zdajemy sobie sprawy z siły jego oddziaływania. Sytuacji nie ułatwia też specjalistyczna literatura poruszająca tematykę public relations, ponieważ autorzy książek wymyślają kolejne definicje.

Kurs Skuteczny menedżer - kluczowe kompetencje

4.8

(9 opinii)

Opanuj kluczowe kompetencje menedżerskie i dowiedz się jak skutecznie zarządzać zespołem i motywować pracowników. Dowiedz się więcej

Jak zatem w prosty, przystępny i czytelny sposób wyjaśnić czym jest public relations? Otóż najprościej rzecz ujmując PR to zespół zaplanowanych, systematycznych, a jednocześnie cyklicznych działań polegających na tworzeniu pozytywnych relacji pomiędzy daną firmą, instytucją czy osobą publiczną, a wybraną grupą docelową (np. klientami, pracownikami lub fanami). Żeby lepiej zrozumieć istotę public relations poznajmy jego podstawowe elementy.

Public relations wewnętrzny

Public relations dzieli się na wewnętrzny oraz zewnętrzny w zależności od tego, do kogo są adresowane wybrane działania. I tak PR wewnętrzny swoje techniki kieruje do grupy osób tworzących dane przedsiębiorstwo. Zazwyczaj mamy tu na myśli pracowników oraz ich rodziny. Niemniej jednak wobec właścicieli firm, jak również kadry zarządzającej poszczególnych szczebli także stosuje się wybrane funkcje public relations. W tym przypadku chodzi głównie o zbudowanie pozytywnego wizerunku i wypracowanie metod sprawnego porozumiewania. Równie ważne będzie utrzymanie prawidłowych relacji w grupie oraz kontrola informacji wewnątrz instytucji. To z kolei przekłada się na efektywną pracę całego zespołu i wzajemne zaufanie współpracowników, co przynosi wymierne korzyści w postaci zysku finansowego, a przy tym dobrą reputację firmie. Public relations pomaga również sprawnie reagować, gdy na horyzoncie pojawiają się sytuacje kryzysowe, np. pożar czy strajk.

W jaki sposób specjaliści ds. PR-u osiągają swoje cele? Mają do dyspozycji kilka sprawdzonych metod, które w zależności od potrzeb mogą dostosować do okoliczności w danej firmie. Codzienny mailing, czyli przesyłanie wiadomości na pracownicze adresy e-mail z bieżącymi informacjami z życia przedsiębiorstwa. Skrzynka pomysłów, tj. pudełko uwag i sugestii, pozwalające pracownikom mieć realny wpływ na zmiany i kształt instytucji, przecież w końcu są jej częścią. Dla tych, którzy okazują się nieco na bakier z komputerem dobrym rozwiązaniem będą tablice informacyjne. W połączeniu z zebraniami prowadzonymi przez przełożonych, którzy rzetelnie przekażą kluczowe wiadomości może to być strzał w dziesiątkę. A wyjazd integracyjny lub impreza firmowa dla rozluźnienia atmosfery? Czemu nie, w końcu nie samą pracą żyje człowiek. Wybór narzędzi zależy od indywidualnej sytuacji firmy (np. relacji między ludźmi, budżetu bądź aktualnych działań pozostałych działów w tym zwłaszcza marketingu). Dobry PR-owiec musi wyczuwać bieżące trendy oraz nastroje i szybko reagować na aktualne wydarzenia.

Kurs Wydajne zarządzanie firmą - automatyzacja i optymalizacja zadań

Zobacz kurs

Kurs Jak zbudować znaną markę online

Zobacz kurs

Kurs Jak budować wizerunek - skuteczne techniki autoprezentacji

Zobacz kurs

Public relations zewnętrzny

Inne zadanie pełni natomiast zewnętrzny public relations. Skupia się na tym, co dzieje się wokół przedsiębiorstwa. Chodzi tutaj głównie o pozytywny wizerunek pośród klientów, fanów oraz mediów. Służy podtrzymaniu dobrych relacji i komunikacji z obecnymi klientami, a także zbudowaniu solidnego fundamentu dla pozyskania nowych sympatyków, realizując przy tym własne cele (finansowe, wizerunkowe lub społeczne). Także w przypadku public relations zewnętrznego specjaliści mają określone sposoby na realizację swoich planów. Przykładowo organizują eventy tematyczne albo tworzą scenariusze udziału w targach branżowych. Kiedy wymaga tego sytuacja organizują wywiady w wybranych mediach bądź konferencje prasowe. Poza tym mogą również inicjować akcje charytatywne. Wszystkie powyższe metody stosuje się po to, żeby osiągnąć spójny, pozytywny obraz instytucji w świadomości ludzi.

Czemu służą działania pr?

Żeby uzyskać efektywne rezultaty public relations trzeba działać planowo i systematycznie. W tym celu można w firmie stworzyć swój dział PR bądź oddelegować jednego z pracowników do tego typu działań. Innym rozwiązaniem będzie przeznaczenie części budżetu na zatrudnienie specjalistów z zewnętrznej agencji public relations. Której z powyższych opcji nie wybierzemy należy najpierw jasno określić swoje oczekiwania, możliwości oraz długofalowy plan rozwoju, a dopiero później wybrać najkorzystniejszą dla nas formę wdrożenia działań pr-owych. Public relations jest szeroko pojętą dziedziną. Wymaga wiedzy oraz doświadczenia, gdyż nieumiejętne działania pr-owe mogą przynieść więcej szkody niż korzyści.

Trzeba opanować wiele branżowych pojęć i mechanizmów. Należą do nich między innymi praktyczne rozwiązania takie jak: media relations, public affairs, komunikacja wewnętrzna i kryzysowa. Oprócz tego w skład podstawowych narzędzi public relations wchodzą komunikacja korporacyjna, CSR, czyli społeczna odpowiedzialność biznesu oraz zarządzanie zmianą. Każda z wymienionych tutaj opcji służy osiąganiu innych celów. Warto zwrócić uwagę, że rozwój Internetu w znaczący sposób wpłynął na dotychczasowe narzędzia pr-owe. Chociażby media społecznościowe to źródło natychmiastowych newsów, feedbacku, szerokiego zasięgu oraz niemal nieograniczonego audytorium. Szybka wymiana informacji Online zwiększyła korzyści z zastosowania public relations, ale też znacznie powiększyła liczbę zagrożeń i wyzwań, z którymi przychodzi się mierzyć pr-owcom w codziennej pracy.