Jak zaplanować budżet na szkolenia w firmie?

Szkolenia pracownicze są nieodzowną częścią rozwoju każdej firmy. Mogą pomóc pracownikom w zdobyciu nowych umiejętności i wiedzy, co w rezultacie wpłynie na poprawę wyników firmy. Jednak organizacja szkoleń wymaga nakładów finansowych, a tymi warto dysponować rozsądnie, z największą korzyścią dla organizacji, zwłaszcza w dobie ogromnej inflacji i rosnących kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Szkolenia online dla Twojego zespołu bez limitu użytkowników

Z racji cięcia kosztów, nierzadko obcina się w pierwszej kolejności budżety szkoleniowe, bez większego zastanowienia nad długoterminowym wpływem takiego działania na funkcjonowanie firmy. Dlatego w tym artykule podpowiemy jak zaplanować budżet na szkolenia w firmie.

Określ cele szkolenia

Przed podjęciem decyzji o organizacji szkolenia, należy określić cel, który chcemy osiągnąć. Czy zależy nam na zwiększeniu efektywności pracy poszczególnych pracowników, czy może całego zespołu? A może widzimy potrzebę podnoszenia umiejętności w zakresie kompetencji miękkich? Innym celem może też być wprowadzenie nowych technologii lub aktualizacja wiedzy na temat narzędzi, z których firma korzysta aktualnie. Z pomocą szkoleń, pracowników można również przekwalifikować i zaadaptować do nowych stanowisk, które powstają w organizacji. To bardzo ważne, zwłaszcza gdy wykorzystanie nowych technologii ma kluczowe znaczenie dla działania firmy.

Kolejnym zadaniem, które mogą wypełnić szkolenia dla pracowników, będzie poprawa jakości produktów lub usług. Jako przykład można tu podać firmę świadczą usługi z zakresu cyberbezpieczeństwa. W miarę jak technologia ewoluuje, pojawiają się nowe zagrożenia i wymagane są nowe metody obrony. Dlatego regularne szkolenia dla pracowników są kluczowe, aby byli oni na bieżąco z najnowszymi trendami i narzędziami w dziedzinie cyberbersecurity.

Określenie celu szkolenia pozwoli na właściwe dopasowanie formy i treści szkolenia oraz na wybór odpowiedniego dostawcy.

Nie zapomnij też o szkoleniach obowiązkowych, które w planowanym budżecie znaleźć się muszą. Wśród nich znajdzie się między innymi przeszkolenie w zakresie BHP oraz wszelkie kursy specjalistyczne, zakończone wydaniem niezbędnych uprawnień.

Szkolenia online dla Twojego zespołu bez limitu użytkowników

Określ grupę docelową i liczbę uczestników

Następnym krokiem jest określenie grupy docelowej oraz liczby uczestników. Należy zwrócić uwagę na ich potrzeby, umiejętności oraz doświadczenie, a także na to, jakie korzyści dla firmy wynikną z ich udziału w szkoleniu.

Jak to zrobić? Wiele zależy od tego, co chcesz osiągnąć. Jednym ze sposobów są wewnętrzne testy kompetencji i analizy, skoncentrowane na określeniu potrzeb samych pracowników. W podobny sposób możesz zbadać zapotrzebowanie na szkolenia w grupie menedżerów.

Określ formę szkolenia

W zależności od celu oraz grupy docelowej, należy wybrać odpowiednią formę szkolenia. Można zdecydować się na szkolenie stacjonarne, kursy online, indywidualne lub grupowe. Weź pod uwagę wszystkie aspekty związane z organizacją - w tym również gotowość firmy do przyznania pracownikom dnia wolnego na czas nauki. Taka potrzeba z pewnością zajdzie, jeśli konieczny się okaże dojazd do miejsca wykładów. W tym wypadku nie zapomnij również o wszelkich kosztach dodatkowych, które powinien pokryć pracodawca.

Zanim dokonasz wyboru formy szkolenia, rozważ również kwestię terminu, dogodnego dla wszystkich uczestników. Na wielu stanowiskach można zaobserwować sezonowość, czyli obłożenie obowiązkami uzależnione od pory roku lub miesiąca. Jeżeli w szkoleniu miałoby wziąć udział więcej osób, bez wątpienia termin będzie jednym z ważniejszych czynników.

Najmniej obciążającą i dla firmy, i dla pracowników formą szkoleń są kursy e-learningowe. Nie wymagają dojazdów i nie ma konieczności, aby ukończyć je w tym samym czasie. Pracownik może poświęcić na realizację na przykład 1-2 godziny dziennie, nie zaniedbując przy okazji swoich codziennych obowiązków.

Wybierz dostawcę szkolenia

Wybór dostawcy szkolenia jest bardzo ważny, jeżeli zależy Ci na rozsądnym zagospodarowaniu budżetu. Należy sprawdzić opinie innych klientów, referencje, a także doświadczenie i kwalifikacje prowadzących. Ponadto, dobrze jest się upewnić, czy plan szkolenia spełnia nasze oczekiwania i czy wyczerpuje zagadnienie tak, jak tego sobie życzymy.

Szkolenia online dla Twojego zespołu bez limitu użytkowników

Oprócz zakresu i poziomu merytorycznego, warto zadbać o samo narzędzie, z którego twoja firma będzie korzystać. Forma szkoleń online z pewnością jest bardzo wygodnym rozwiązaniem zarówno dla pracowników jak i pracodawcy bo pozwala na szkolenie praktycznie całej kadry bez uszczerbku na sprawne funkcjonowanie i brak zakłóceń w codziennych obowiązkach. Jednak z drugiej strony daje możliwość na nieco luźniejsze podejście do tematu i w skrajnych przypadkach - jego bagatelizowanie. Dlatego polecamy wybierać platformy, które dają możliwość precyzyjnego monitorowania postępów pracowników i ich zaangażowania w udział w szkoleniu.

Nie bez znaczenia jest również oferowana cena. Warto jest porównać oferty kilku organizatorów i zapytać o możliwość uzyskania rabatu.

Określ koszty szkolenia

Po wykonaniu wszystkich wcześniejszych kroków jesteś już blisko określenia ostatecznych kosztów. Jak już wspominaliśmy, kosztorys jest sumą ceny szkoleń oraz różnych kosztów dodatkowych. Weź więc pod uwagę również ewentualne wydatki na dojazdy, noclegi, dietę i materiały szkoleniowe.

Co powinien zawierać budżet szkoleniowy?

Na podstawie zebranych informacji można przygotować dokument końcowy - czyli budżet szkoleniowy. Jakie informacje powinny się w nim znaleźć?

• Informacje na temat kursów i szkoleń - nazwa, tematyka, poruszane zagadnienia, forma prowadzonych zajęć.
• Uczestnicy - ile osób weźmie udział, do kogo szkolenie jest skierowane.
• Informacje organizacyjne - terminy, czas trwania szkoleń, potrzebne materiały.
• Koszty - szczegółowo rozpisane koszty, które należy ponieść. Muszę się tu znaleźć stawki dla prowadzących, wydatki związane z przejazdami, zakwaterowaniem, dietami dla pracowników.
• W budżecie można uwzględnić również koszty, które w dniu planowania nie zostały przewidziane, a mogą wystąpić.

Kurs Jak optymalizować i rozliczać koszty w firmie

Zobacz kurs

Kurs Jak skutecznie rekrutować pracowników

Zobacz kurs

Kurs Jak skutecznie motywować i budować zaangażowanie pracowników

Zobacz kurs

Po szkoleniu - ocena efektywności

Wkład w rozwijanie kompetencji pracowników jest inwestycją. Warto jest więc badać efektywność szkoleń i wyciągać wnioski na przyszłość. Ponownie możesz sięgnąć po ankiety lub wywiady z uczestnikami i menedżerami. Upewnij się, czy szkolenia spełniły swoje zadanie. Czy wybrana forma i tematyka były odpowiednie? Czy udało się osiągnąć zamierzone na początku efekty?